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基于互联网的南油集团办公自动化的实现

基于互联网的南油集团办公自动化的实现

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把信息“推”给领导

社会已经发展到信息社会和网络经济的时代,经济发展对信息资源的需求将越来越强烈,互联网的出现及其相关技术的迅猛发展,对传统的办公方式产生了巨大冲击,南油集团落后的松散办公方式已越来越不适应集团发展和参与激烈市场竞争的需要。
深圳南油(集团)有限公司成立于1984年,负责对深圳经济特区西部南油开发区23.01平方公里区域进行综合开发建设和统筹经营管理。
南油集团信息化建设始于1997年。目前已经完成了南油集团总部和下属企业局域网络基础工程的建设,并根据上级主管部门的要求和自身业务需要逐步建立和完善了财务会计系统等一系列MIS系统,满足了集团主要业务部门和单位信息类基础应用的需要。
但是,随着面向事务层的信息类应用日益完善,面向管理层和决策层的办公类应用的需求日益迫切。由于缺乏统计汇总和经济运行分析系统,各种经营计划的编制和经营数据的统计汇总要消耗集团统计部门的大量精力,并难以保证提交数据的准确性和及时性,而集团每半年一次的经济运行分析报告则要成立6人专题小组耗费一个月的时间来完成。由于缺乏办公类信息流转平台,集团总部各部室和下属企业之间的各种文书、报告、电子表格等资料的流转、处理完全依靠办公室专门人员来完成,一份需多个领导批示的报告往往要花费半个月时间周转,如果领导出差则需要耗费更多的时间。启动南油集团办公自动化(简称工作流)建设,实现从现有的松散办公方式到基于互联网的集中办公方式的转变已势在必行。
南油集团工作流系统的实施,为集团总部与下属企业之间的信息流转提供了重要渠道,使总部领导能够及时统揽全局了解工作进展。信息传递和反馈速度从过去的半个月提高到现在的二天左右,领导出差在外可以用手提电脑拨号上网,直接对自己的公文进行办理,而所需的各种数据信息,则通过工作流系统的领导办公模块“推到”领导面前,加快了领导进行分析、决策的速度,强化了集体领导和上下级的沟通。统计汇总系统的引入,实现了集团所属企业网上联机数据自动报送汇总功能,确保了统计数据的准确性和及时性,而经济运行分析系统则大大减轻了编制经济运行分析报告的强度,时间缩短为过去的十分之一。
集团工作流系统投入运行后,成功地实现了从传统松散办公方式向网络集中办公方式的转变,有效地形成了“企业运作以领导决策为中心,日常办公以公文处理为主线,办公业务处理以网上办公系统为手段”的现代企业运作模式。公文流转查询模块使办事人员能够准确、及时地了解公文处理情况,过程管理则使负责人可以对自己负责的计划进行监督、管理,为全体员工的绩效考核提供了依据。

方案选择两个原则

当前市场上基于互联网方式的工作流产品为数众多,各有特色,南油集团所考察调研和收集到的解决方案就多达数十种,如何从中挑选出最切合集团自身需求的解决方案,是负责信息化建设的相关人员所面临的一个重要课题。
南油集团工作流系统从需求分析到开发完成,仅仅用了三个月的时间,取得了多快好省的效果。为充分发挥工作流系统在南油集团信息化建设中的作用,我们确立了“注重统一、兼顾通用”作为方案的主要选择依据。
其原因在于:办公自动化应用系统是企业内部信息流转的核心平台,它应该是一个完整的应用系统,并可与现存的业务处理系统密切结合为一个统一平台,这就要求所选用的产品应该是系列化的而不是单一的,是统一的而不是独立的。此外,组成该统一平台的系列化产品应该是通用的,例如人力资源管理系统如果不是上级主管部门的指定产品,就难以被企业人事部门所采用,从而造成办公系统难以统一。
按照上述原则我们反复筛选,终于选定了集团所需的一揽子解决方案。该方案引入的六个子系统均由深圳容错新电脑公司开发,能很好地整合在一起。其中人力资源管理子系统及薪资管理子系统是深圳市主管部门的指定产品,解决了人事和薪资的网络化管理,为管理层提供了浏览器环境下的人力和薪资查询功能;工作流子系统用于模拟日常办公的业务流程,实现各种文书、报告、电子表格、声音、图象等资料的流转、处理、归档和查阅,而通用信息管理子系统作为整合现存MIS系统的接口,为工作流系统提供集团各单位部门的业务数据和信息;经济运行分析子系统以简单而直观的表格和二、三维图形方式直观地显示各种对比情况,并根据输入的要素进行预警、预测,为领导的决策分析提供可靠的依据,而统计汇总子系统对集团总部及下属企业的各种数据进行采集和汇总,形成统计报表供领导决策参考。
在软件平台的选择上我们采用了微软公司的分布式应用平台(DNA)结构,这是由于企业与政府机关的需求不同造成的。企业更多地强调工作流系统与内部业务处理系统的整合,而政府机关更多地强调工作流系统能提供强大的工作流平台。为了增加对工作流程的支持,南油工作流系统集成了国外先进的Intempo工作流引擎,支持自定义流转、数字签名等强大功能,从而解决了办公需求不断变化这一关键问题。

实践问答

基于互联网的南油集团工作流系统的实施是一项综合复杂的系统工程,不可避免地会遇到各种各样的问题。限于篇幅,下面仅对其中最有代表性的两个问题作一个简单的解答。
问题一:如何确保置于互联网络环境下的工作流数据库的安全与保密?
答:为了确保置于互联网络环境下的工作流数据库的安全与保密,我们综合采用了身份鉴别、存取控制、跟踪监视、数据加密、防火墙、虚拟专用网(VPN)、备份及应急恢复等安全技术。
通过身份鉴别对进入系统的用户及访问数据库进行合法性认证;通过存取控制赋予用户不同的操作权限,限制合法用户对于某些功能的使用;跟踪监视则对重要数据采用跟踪监视措施,便于之后的分析、调查和恢复;数据加密实现了对重要数据运用加密算法进行加密存储防止窃取,防火墙实现了集团内部网络与互联网的安全隔离;防火墙附带的VPN模块使集团下属企业和集团总部通过VPN技术建立加密隧道相连,实现了集团内企业间数据和远程访问数据的安全传递;备份及应急恢复通过建立备份计划和应急恢复计划,通过全自动磁带库实现了自动备份和数据恢复,有效防止了意外伤害造成的损失。
问题二:如何确保南油集团工作流系统得到最佳的推广应用?
为了充分发挥南油集团工作流系统的作用,我们采取了以下一些措施:一是对工作流系统的硬件环境进行了改善,增添了高性能服务器,并利用南油开发区用户资源和管线资源与中国网通合作建设南油信息港,将专线带宽提升至100MB,确保了网络办公的高效畅通。二是努力抓好人员培训,促使工作人员加快对工作流系统的使用,确保完全掌握系统使用方法。对输入确实有困难的个别领导专门配置了手写版及语音输入,避免应用脱节;三是建立并完善了相关的各项管理制度,包括工作流服务器的运行维护,工作流数据的管理及考核等,把工作流系统应用与岗位工作责任结合起来,与绩效考核联系,有力地促进了系统的应用推广。
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