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上海煤气销售公司办公自动化系统应用案例

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客户概况:
 
上海煤气销售(集团)有限公司是一家经营状况良好、具备雄厚实力的国有企业。1997年7月5日由有130多年历史的上海市煤气公司改制组建,拥有员工9000余人,其中各类专业技术人员1330余名。公司的主要经营范围是煤气、天然气、液化气的销售输配,燃气表灶、燃气设备、厨房设备用具经营销售,燃气工程的设计规划等。下辖单位有11家,包括:上海市天然气输配公司、上海煤气第一管线工程公司、上海煤气第二管线工程公司、上海煤气实业公司、上海燃气设计院、上海液化石油气经营有限公司、上海煤气表具股份有限公司、上海煤气销售(集团)有限公司市北输配所、上海煤气销售(集团)有限公司市南输配所、上海煤气销售(集团)有限公司营业所、上海煤气销售(集团)有限公司研究所。
由于员工人数众多,经营机构分散,运用日常传统手工或单机操作的办公模式已显得落后、繁杂、低效。为了获得更大的进步和发展,迫切需要利用现代先进信息处理技术,使其各种复杂繁琐的日常办公事务更为高效、简洁、合理、有序。
方案描述:
计算机网络系统分为三个部分;服务器/客户机、网络仿真环境、应用软件。
服务器/客户机:
(1)服务器HPpro服务器,WindowsNT操作系统
(2)客户机Windows95操作系统
网络/仿真:
建立以太网络,以及网络仿真环境,将企业的行政结构映射到网络上
应用软件:
LotusNotes,开思/工作流(标准版)
系统主要模块功能简介:
一、发文管理
 
本模块可用于企业的内部发文(如公司向各部门及下属单位发通知、通告通报,也可发往具体的部门或个人,企业的规章制度也可形成内部发文),也可用于企业对外的发文(如企业对上级主管部门的请示、报告、对平级单位的通知、通告等、对下级单位的指示、批复等)
 

二、收文管理
 
首先是接收外部(上级单位、客户单位、下级单位等)来的文件、传真、资料等,登记后可安排领导或有关人员传阅(顺序或同时),一般情况下,不能也没有必要修改来文内容,但可以做批示或圈阅。
 
 
三、会议管理
 
1.会议室管理
(1)会议室登记:包括会议室大小、设备、服务人员等详细情况,具体登记项可由客户提供;
(2)可设协调员角色来调度会议室使用,各部门申请的会议室只有经协调员确认后才可使用。也通过简单设置,使会议室的申请可通过网络自动完成;
(3)用户可随时查询到在某段时间内空闲的会议室;
2.会议计划、准备
(1)企业有关领导或部门需要召集会议,向办公室发出通知。办公室安排会议计划人制定会议计划,包括会议时间、地点、名称、参加人员等。基本项确定后,向与会人员发出正式会议通知,可以书面通知,也可用电子邮件通知,并可选择是否需要回执。系统还将提供具体的计划安排及准备情况向企业领导汇报的功能;
(2)会议通知在会议计划、准备时向所有与会者发出,而公开的会议将同时在公告栏上公布。涉及全单位的会议将在"下周工作安排表"中显示;
 
3.会议情况记录
对会议召开情况做全面的记录,包括常规登记项和详细内容。可以记录中必要的照片、语音(如与会者发言)等多媒体信息;
 
4.会议纪要
会议纪要是由会议记录的内容自动生成的一个套红头的文档,可进行再编辑;会议结果可转发文,或传达。会议纪要最后应归档;
 
5.归档
同发文管理中的归档;
 
6.会议查询
对会议记录可作公开查询,需保密的可根据需要设置权限,如密级查询和限制查询。
 
四、车辆安排
 
(1)由企业有关部门将企业各种车辆的基本项逐一登记、管理和查询,登记项包括车辆种类、吨位、牌照等详细情况(具体登记项由客户需求而定);
(2)需要用车时,按前述方式查寻空闲车辆,同时产生用车申请单,发给(车辆调度人)批准;
 
五、档案管理
 
(1)系统归档:由系统内各模块产生的需要归档的文件、资料等,可由各模块操作时确定。按下归档按钮后,转入本模块视图中待归档。
(2)办公室(档案管理人)将各方面传来的待归档文件,制作"著录卡"后,形成预立卷,供用户查询。
(3)由档案管理部门定时对所有预立卷进行调整、编号后正式组卷。组卷后的档案可供查询。
(4)查询方式:根据著录卡的内容进行模糊查询。
(5)独立归档:对本软件系统内产生的档案,由各部门直接上交办公室归档,如各种领导题、礼品、纪念品等。归档登记、查询方式等与系统归档相同。
 
六、活动安排
公务接待管理
为企业提供日常公务接待方案的建立、模板保存、方案查询等。由相关部门制作方案后,通知方案中涉及的接待、陪同人员等。重要的公务接待活动可在公告栏上发布。
接待方案从起草到确定,有一个协调报批流程,类似发文管理流程。成功的接待方案可以存为模板:包括参与接待的人员安排,具体安排的接待活动事项,具体的接待费用标准等,另外还根据方案模板的具体(多次)使用情况,附有总结及被接待人员的反响等。专管接待安排的人可将已确定的接待方案的详细细节用邮件自动通知参与接待的人员。
七、个人办公
(1)电子邮件:提供LotusNotes的电子邮件功能在网络上收发信息,可与E-mail相连,个人邮件收发不受限制;
(2)文字处理:提供个人处理、编辑文字稿件的工具,包括各类文件、申请、通知等应用文的起草和编辑。设私人文件夹,内存各类常用的公文、报表格式,可随时、多次调用,并可将其向有关部门或个人发送;
(3)通讯录:私人或公共通讯录的登记、查询(模糊查询和全文检索方式)
(4)名片管理:私人或公共通讯录的登记、查询(模糊查询和全文检索方式),可挑选打印制作标准邮件封贴和列表;
(5)档案检索:可检索系统所存档案的目录,若要查询档案内容,可填写一张由系统产生的档案借阅单,系统将其以邮件形式发送至档案管理员,经批准后可直接查看档案;
(6)个人日程安排:可记录个人的日程安排,有自动提示功能。可供其他人在网络上查询空闲时间。
八、电子邮件
提供LotusNotes的电子邮件系统。
九、信息采编
企业内参:可直接从Internet中下载所感兴趣的信息,或本软件系统内产生的文件资料,或其他来源的信息(如各部门归来的资料、材料,企业员工的投稿等,由信息中心进行编辑、整理,归类后编出信息目录,可打印成纸面发放,也可将其编成电子刊物,供网上浏览。
十、焦点论谈
一个网上的BBS,用户可以用来进行热点讨论、经验交流。用户在填写了个人兴趣简要表后,系统自动将焦点论谈中出现的用户关心的话题告知用户;提供全文检索工具,用户可主动、方便地找到所感兴趣的信息。系统实施经验:
在整个系统的实施过程中,有两点非常重要:首先是领导的重视,醒目的推进过程要有企业内一把手的支持和参与。办公系统中的核心和公文档案管理,在公文的流转过程中,领导是重要的一环,在上级领导的亲自使用和督促,使大家能更快的下决心将办公的处理流程转移到网络上。其次是广泛深入的培训,要使大家都能掌握基本的操作要领。根据开思公司提供的演示流程,输入自己的业务数据,并制作成操作范例放在网络上,供大家参考,并请开思公司做个几次大规模的培训,系统管理员参加了Lotus的LEAC培训后,有到开思公司,接受了有关工作流系统维护、设置的培训,使自身维护的能力得到了进一步加强。
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