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河南省电力局办公自动化系统的开发与应用

河南省电力局办公自动化系统的开发与应用

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一、办公自动化系统的基本概念

办公自动化系统是指利用计算机进行公文的传递、办理和归档,形成公文流转的电子化,最终实现文档一体化。办公自动化系统是一个单位计算机应用水平的一个重要标志。它的成功应用将涉及到所有工作人员,并为所有人服务。办公自动化系统正因为如此,成为MIS系统中重要的子系统之一。
1、一个成熟的办公自动化系统的构成,一般需要以下设备:
(1).扫描仪将非电子收文的纸张文件转换为计算机能识别的图象文件,以利于在计算机上进行传递。(2).计算机网络,包括服务器和工作站是电子文件传递的基础支持。
(3).打印机将电子文件随时转换为纸张文件,方便携带和查看。(4).大容量存储设备对公文进行全息存储。
(5).备份系统备份重要的数据库,防止意外情况引起数据丢失。(6).防、杀病毒系统防止病毒对系统进行破坏。
2、办公自动化系统的硬件是基础,软件是关键。优秀的办公自动化软件应具有以下特点:(1).安全保密性好因为办公自动化系统中流转的文件具有一定的约束力。进入系统的人必须根据自己的权限来操作系统,不能越权操作,看到或修改自己无权看到或修改的文件。这就要求系统有良好的保密性。(2).可靠性高系统一旦投入运行,必须保证硬件系统和软件系统有足够的可靠性,来保证系统的不间断运行。系统崩溃将造成无法估量的损失。(3).可升级性和可扩充性好随着计算机技术的发展,新技术必将层出不穷。系统升级换代,是不可避免的事。如果系统不能升级和扩充,那么系统就会因不符合时代发展而被淘汰。(4).兼容性和互联性好计算机网络化是时代发展的必然趋势,缺乏兼容性和互联性,就无法适应时代发展的需要。所以办公自动化系统要实用化必须要能适应各种平台,具有网络互联的功能。
3、办公自动化的效益的体现:(1).加强文件的管理,避免文件的丢失。(2).对文件的流转过程进行监督,提高办公效率。(3).加强信息交流和共享。(4).实现文档一体化。(5).文件异地快速传送。
4、办公自动化全面实施的必要条件:
(1).办公人员都会使用计算机。(2).办公人员都有联网的计算机可用。(3).单位领导必须支持并亲自使用办公自动化系统。(4).办公室人员必须很好的掌握和使用办公自动化系统。

二、Lotus和丰简介

河南省电力局办公自动化系统平台采用了和丰公司所属的Lotus公司的和丰数据库。和丰是集电子邮件、通讯软件、数据库软件、文件管理软件、工作流软件于一体的群件平台。它是一个复合文档数据库系统,可以同时包含结构化和非结构化信息。可以高效地存储、转发、分配和管理各种信息:表格、超文本、WWW页面、图形、OLE对象、扫描图象、传真件、声频或视频信息等。它包含有强大的电子邮件系统,实现工作组的通讯、协作和协调。通过和丰提供的电子邮件网关可以连接SMTP、X.400、cc:MAIL电子邮件系统。和丰采用X.509认证协议进行加密,该协议基于RSA公共密钥加密技术,是工业界公认的无法破译的加密技术。提供四级安全措施:验证、加密、存取控制、电子签名。内含强大的工作流软件开发环境,可以方便快速地开发出功能强大的Client/Server、跨平台的办公应用程序。
和丰支持与关系数据库系统的数据交换,包括DB2、Sybase、Oracle、Informix等和其它ODBC数据库系统。支持服务器间的双向复制,复制的最小单位是域。支持Internet/Intranet。和丰服务器可以当作WEB服务器,和丰Client也可以是WEB浏览器。由于和丰的以上优点,成为开发办公自动化系统最好的平台。

三、河南省电力局办公自动化系统

1、局机关的办公自动化系统构成:

为了提高系统的可靠性,主交换机与主交换机以及主交换机与主机之间分别采用冗余线路的联接方式,以确保不会出现单点故障而导致全网的崩溃。主干采用100M快速以太网(逐步向ATM或千兆以太网过渡)局属各发、供电企业分别以两种方式与局主网联接,实现电子行文。①有微波线路的单位通过帧中继和路由器与局主网联接;②无微波线路的单位通过电话线经Modem和远程访问服务器与局主网联接。(2)、系统软、硬件配置:*主机PCServer两台
应用方式:双机热备,每台机采用磁盘阵列
特点:任何一台主机完全故障,系统不停机,照常运行。操作系统:中文WINDOWSNT4.0数据库系统:LotusDomino4.6*海量存储设备光盘库容量40GB*备份系统磁带机可定时备份系统*防病毒软件系统采用NT和和丰双重防病毒软件,以便最大程度保证系统的安全。*扫描仪HP5100A3幅面*工作站配置硬件586主频>=133MHZ内存>=16M硬盘>=1G;软件win95+word97+和丰4.6+Netscape3.0*代理服务器软件
2、办公自动化软件功能
该软件以收、发文管理和档案管理为主要功能,还包括秘书办公、会议管理、电子邮件、公告栏、电子论坛、专题信息和公共信息等分系统,共有十大系统功能。各分系统的功能简介如下:
(1)、收文管理分系统用于对全局的收文进行管理,通过计算机网络完成文件的录入、传递、审批和归档,即实现收文的电子批阅流程。(2)、发文管理系统分系统用于对全局的发文进行管理,通过计算机网络完成文件的录入、传递、签发和归档,即实现收文的电子批阅流程。(3)、档案管理分系统主要用于对全局的各类档案进行分类管理,根据不同情况生成和打印各种案卷及卷内目录。另外提供对已归档文件的查阅和借阅功能。(4)、秘书办公分系统主要用于辅助秘书的日常工作,它包括电话记录、会议通知、计算器、英汉字典等模块。
(5)、会议管理分系统具有完成安排、组织会议,发送会议通知、撰写会议纪要等功能。(6)、电子邮件分系统提供电子邮件的起草、发送、接受、回复等功能。(7)、公告栏分系统具有发布各种诸如公告、通知、启事等公共信息的功能。
(8)、论坛分系统提供一个信息交流的场所,可以进行各种各样的问题的讨论,比如技术问题研讨等。(9)、专题信息分系统用于对各种专题信息如生产简报、基建简报等的制作、发布和管理。(10)、公共信息分系统本分系统将国际互联网的内容下载到本地,使得所有人员都可以通过局域网取得诸如电子报纸、财经动态、航班时刻表、列车时刻表等最新的各项公共信息。

四、系统的基本特点:

1、保密性和安全性*每个人使用自己的身份验证文件,即用户的ID文件才能进入系统。此外,每个ID都带有口令,此口令自己可以修改。*每个人根据工作级别不同,有不同的权限,每个人只能查看和修改自己有权限查看和修改的文。
*数据库文件只有使用系统管理员的ID文件和口令才能打开,其他人无权修改。
2、可靠性*系统采用双机热备和镜像,以及RAID模式的磁盘阵列技术,同时对系统和数据库采用磁带机定时备份。历史数据移入光盘库,硬盘上存放最近三年的历史数据备份。确实保证硬件系统和数据库的安全。
3、可升级性、可扩充性*跟踪Lotus和丰的最新版本,与之保持同步升级,不断扩充性能。
4、兼容性和互联性
*Lotus和丰支持windows、win95、winnt、unix和os/2等各种操作平台兼容性很好。并且支持IPX、TCP/IP等流行协议,可以使用在广域网和拨号网络中。
5、系统的数据和程序保持独立。
环境变化时只需要对系统的配置文件进行重新定义,既可运行,基本不需要对程序作修改。

五、收、发文系统和档案系统的特点
1、发文管理分系统的特点:
(1)、发文痕迹保留从文件的拟稿开始到文件的签发,所有对文件的修改痕迹都被一一保存,保证电子文件在网上流转的安全性,可对修改进行跟踪。
(2)、lotus
和丰word97的无缝连接为了加快查看文件的速度,将word97中的内容转入和丰数据库中,不需要启动word97在和丰中就可以查看文件。
(3)、签名自动完成

2、发文管理分系统的特点:
(1)、自编扫描仪接口程序,扫描连续进行,操作简单方便。
(2)、文件发送错时,具有重发功能。
(3)、对紧急文件进行标记。
(4)、领导批示意见可自动完成。

3、档案管理分系统的特点:
(1)、实现网上借阅。
(2)、公文办理完毕自动归档,归档工作可分散在平时完成。
(3)、工作人员随时可以查看档案目录。

六、结束语

为了减少重复劳动,提高办公效率,河南省电力局准备建立全省电力系统的办公自动化系统。目前已有八个基层厂局与省局通过广域网连接在一起,其他单位通过调制解调器连接。该系统建成以后,省局发文就可以实现电子传递,基层单位不必再扫描文件,减少了基层单位不必要的重复劳动。同时,也将建成覆盖全省电力系统的电子邮件系统。目前,该办公自动化系统正在河南省电力局局机关投入试运行。

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