构建你的虚拟团队_工作流管理_工作流软件_深圳市和丰软件技术有限公司【知名】

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构建你的虚拟团队

发布日期:2020-03-07 浏览次数:

想象一下这样的一个情景:你的纽约旅行社公司与几个电信运营商合作升级一套新的在线预订系统。应用程序提供商位于加利福尼亚州,与你建立业务联系的酒店和航空公司合作伙伴遍及全球。你在整合每一家公司原来遗留下来的应用程序的时候遇到了困难,可是现在距离项目完成的最后期限只剩下数星期了。
这种类型的挑战是不是听起来非常熟悉?如果你是一位IT专业人士,答案可能就会是肯定的。你可能会认同这样的情况会有一个比较严重的后果。有可能解决所有障碍扭转局面吗?
答案是肯定。
让我们分析一下这个情景。团队被地理位置分隔开了、团队成员面临着时区的挑战、文化的差异、可能存在的语言障碍、距离和一个非常沮丧的团队。
IT环境是被激情、高压力和最终期限所驱动的。如果团队没有凝聚力、没有以有效的方式处理无数复杂的技术问题就只有失败了。我们可以拿计算机作为比喻,最佳配置的电脑硬件如果没有软件也是无法发挥作用的。
有一位专业的企业培训师曾在北美地区培训了超过1000位的项目经理,我们发现开始沟通的最有效起点是创建一个团队运作协议。目标是以一种统一的方式将硬件和软件在项目工作中整合在一起。
团队运作协议为团队的协同工作设定了参与方式的规则,协议可能包括人们如何作为一个团队进行沟通、可以接受的会议协议是什么以及人们如何做决定。然而,只有协议本身是不足够的。为了提高项目成功的可能性还需要与实际的项目建立联系。
当你的团队成员在一个虚拟的环境中工作的时候,对于项目团队处理以下四个方面的问题更是至关重要的:
1、明白项目的范围。
2、认同项目实施的时间表。
3、识别项目所涉及的风险。
4、同意在常规的基础上分享信息。
团队运作协议通过描述团队同意遵守执行的一系列行为规范来指导团队的行动和互动。可以是正式也可以是非正式的。
如果团队没有刻意去创建一个团队运作协议,而是按照自己的方式去运作,可能会带来一些问题。行为规范并没有清晰地定义下来和被团队接受,就会导致冲突、误会,最终会降低团队的工作效率。
地理、种族和文化方面的差异在个人和团队运作的有效性上有一定的影响。如果相互的沟通是清晰、诚实和相对直接的话,就要明白和了解这些差异。
团队运作协议(team operating agreement)可以避免团体陷入困境,因为它清晰地描述了组织预期团队成员与他们自己工作的关系以及他们对团队的责任,这种稳定前进的共识消除了歧义和事后猜忌,让团队能够更有效率地工作。
最终,团队运作协议可以巩固信任,确保团队成员所做的事情并仅仅是最符合他们特别的才能的,而且在整个团队的协同工作中扮演着一个活跃的角色。
团队运作协议可以包含团队所希望的所有内容,协议包含的内容越多,出现误解、冲突、失掉机会的可能性就越少。团队运作协议最理想的是能够在项目的开始阶段或一个新团队形成的时候就创建起来。
团队运作协议主要包括以下分类:
1、会议协议。
我们的会议按时召开和结束。
我们尝试为位于不同时区的人安排合适的会议时间表。
我们考虑到不同文化背景下的假期时间。
我们尊重和倾听人们在电话中所说的话,我们不在同一时间与一个以上的人通话。
2、交流。
我们每天查收两次电子邮件。
我们对所有电子邮件都有不允许滚动屏幕的要求(最多一个满屏)。
我们每天与办公室通一次电话。
我们与发生冲突的员工直接处理问题,并尝试解决问题。
我们及时地给予反馈,并尊重不同文化的敏感性。
我们重视机密性。
3、制定决策。
我们选择合适的流程制定决策。
我们确定决策制定者。
我们选择合适的程序来解决问题。
我们可以自由地表达自己的想法。
我们尊重其他的人的意见,我们确定谁对任务拥有所有权。
我们对任务的完成设立可以完成的标准。
我们愿意分享信息和知识。
关于IT项目团队活力和资源的团队运作协议是非常有效的。
通过确保所有的成员都可以无缝地协同工作,在紧迫的最终期限下思考出复杂技术问题解决方案的前景就会更为乐观。
 

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