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上海外轮理货公司案例

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中国外轮理货总公司上海分公司是为航行国际航线船舶和国外进出口货物服务的理货机构,是国内同行业规模最大的理货单位之一,现有职工1100余人。公司下属机构有8个驻港理货办事处、4个装拆箱理货办事处、6个郊县理货站,6个外省办事处。

中国外轮理货总公司上海分公司业务范围广,公司下属机构多,分布在上海各城区、市郊及外省。地理上的分散给公司的日常管理造成许多不便,公司的业务数据分析处理工作长期处于繁杂重复、信息滞后的状态,一定程度地影响了公司领导的经营决策速度。为此,公司领导意识到,必须加大科技投入,导入工作流系统,搞好企业内部的信息化建设。通过分析,发现企业需要解决如下问题:(1)需要日常办公的无纸化和协同办公;(2)希望实现电子化的文档管理,按权限进行查询和使用,并提供方便的查询手段;(3)需要实现各种工作流程处理的自动化,并对处理过程实行监控;(4)利用工作流满足远程办公和移动办公的需要;(5)外理公司的业务系统与工作流系统相结合;(6)在工作流系统中实现内、外部邮件的整合;(7)解决不同版本的LotusDomino之间并存的问题。

为了充分利用现有网络资源,提高公司办公效率,降低管理成本,实现各部门、各岗位、各员工的协同工作,快速有效地处理公司内部的各种工作,同时对企业的各种办公文档进行有效的管理监控,实现公司协同办公的目标,公司决定选用《合强工作流办公自动化软件系统》。该系统于2001年5月投入运行,运用合强工作流的工作流管理、协同办公能力及知识管理功能,率先在同行业推行办公自动化。

在经过合强软件机构与中国外轮理货总公司上海分公司多方研究,确认合强工作流基本满足该企业要求,并制定如下主要技术实施方案:

实现远程办公和移动办公

由于外理公司上海分公司在上海周边地区设立了12个办事处,所有的办事处每天都需要和总公司进行数据传输,包括内部邮件、日常工作、报表上传等非常重要的工作。同时由于条件所限,办事处只能通过拨号的形式建立到外理上海分公司的连接。在上海分公司安装工作流系统之后,如何解决这个问题便成了当务之急。经过仔细的分析、研究,并在征求了外理公司技术人员的意见之后,合强采取了以下措施:

(1)每个办事处限于一至两台计算机参与工作流系统,即允许这些计算机与服务器建立连接;

(2)在上海分公司设立专用的拨号服务器,设置Modem池,考虑到同一时间连上服务器的计算机数量有限,利用四条专用电话线路进行连接;

(3)考虑到拨号的速度比较慢,在各个办事处的计算机上建立工作流系统本地副本,充分利用工作流系统的优势,在各个办事处基本实现本地办公,在办事处将文件和数据进行处理,然后通过拨号到服务器处理好的数据传到服务器上,这时工作流系统会自动进行差量复制,此种方式大大节省了实时连接所需的时间,并且解决了线路拥挤和连接速度较慢的问题。

在实施远程办公之后,各办事处与总部的联系变得更加密切,数据传输的安全性、可靠性都有了更好的保证。

业务系统与工作流结合

外理公司的性质决定了工作流系统必然要反映业务系统中所生成的报表。外理公司的业务系统是基于关系型数据库的,而且通过业务系统处理了大量的相关数据,这些数据最终要通过工作流系统平台反映到领导以及决策层的桌面上,从而达到辅助决策以及管理、监控的目的。

(1)由于原有的业务系统基于关系型数据库,系统实时处理大量数据能力和数据计算能力正是其优势所在,因此原始数据的处理过程仍由业务系统完成,工作流只是需要利用到数据处理之后所产生的最终结果;

(2)充分利用工作流系统的通讯平台优势,通过合强工作流的通用接口,将业务系统处理的数据结果传送到工作流当中,然后生成报表;

(3)在实施工作完成之后,相关部门或领导在需要查询各个时期的报表时,只需选择该时期的报表,统计结果会自动地传到个人的工作桌面上,从而方便领导查询并提供辅助决策;

(4)统计出来的数据仍然显得不够直观,因此在实施过程中,合强又另外增加了自动生成智能化图形统计的功能。这样,在查看报表时,数据之间的关系变得更加清晰,数据增长和减少的比例以及各种形式的比较结果一目了然。

R4.6和R5并存

外轮理货公司现有一个R4.6Domino服务器,主要用于和上级单位通过电子邮件进行通信。

但是在混合的R4/R5环境中,用户不能在R4服务器和R5服务器上同时存在R5邮件文件,这是因为R5邮件模板无法在R4服务器上正常工作。如果有带邮件文件的混合环境,则应对邮件文件使用R4设计,或者将用户的邮件文件只放到R4服务器(使用R4设计)或只放到R5服务器(使用R5设计),而不要使用混合版本。也就是说,不能既使用R5邮件又使用R4.6版本的邮件。

考虑到总局的版本不会更新,公司内部的客户端又需要使用同一种版本的实际情况,合强提出以下两种解决方案:

(1)将以前用户的邮件文件仍然存放在R4服务器上,客户端使用新的版本R5。R5Notes客户机程序构造MIME消息并通过R4Domino服务器(用户邮件服务器是R4)发送消息,R5客户机程序将MIME消息转换为Notes格式并将它传送到Domino服务器。如果适当地改动其配置文件中的一些参数,R5客户机程序添加包含初始MIME的附件到Notes格式消息。也就是说,直接在R5客户机上使用R4的邮件,这样所有发送和接收的邮件格式仍然是R4的格式,这样做并不会发生任何的冲突。

(2)服务器和客户端公司内部全部使用R5的版本。利用R5与R4的服务器之间发生复制。当R5服务器将含有MIME内容的数据库复制到R4服务器上时,所有含有MIME消息格式(R5消息格式)的邮件会转变成Notes格式(R4消息格式)。例如:一个邮件文件位于R4和R5服务器上,它在R5服务器的数据库中含有MIME消息,则Domino将所有MIME转换为Notes格式。这样从R5客户机发送的邮件也可以路由到总局的邮件服务器上,总局可以正常接收和发送邮件。

整合内部和外部邮件

合强工作流系统已经为外理公司提供了一套强大的电子邮件系统,该邮件系统是基于内部局域网的电子邮件。但是在实施工作流系统之前,外理公司的实际情况是部分人员已经拥有在Internet上注册的电子邮箱,并且已经建立了邮件服务器。由于统一采用了工作流作为办公平台,因此需要将员工的内部邮件和Internet整合。

合强在外理公司的配合下,建立了工作流系统和外部邮件服务器的路由,这样就实现了内部工作流服务器和外部的邮件服务器的连通。

(1)由工作流服务器来路由内部邮件用户发送的邮件消息,发送到外部的邮件消息通过工作流服务器进行转发。

(2)在工作流服务器建立外部邮件的复本(由外部邮件服务器自动复制到工作流服务器上)。

(3)内部邮件用户之间发送邮件消息完全通过工作流服务器路由。

通过以上的几点设置,就实现了利用工作流系统提供的电子邮箱接收和发送内、外部的邮件,从而实现了内、外部邮件的整合。

这次上海外理工作流系统主要实施了行政办公、辅助管理、企业集成、公共信息、系统管理等五大系统。(骆伟钦、陆磊)



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